Kun toukokuussa 2013 sääntömuutoksen käsittely saattoi kestää yhdistysrekisteriltä yli vuoden, nykyään se suoriutuu samasta jo kolmessa viikossa.

Moni järjestöaktiivi muistaa tuskailleensa 2000-luvulla, kun yhdistysrekisterin pitkät, lähes vuoden kestäneet käsittelyajat viivästyttivät järjestöjen omien päätösten toimeenpanoa. Tuskanhetket ovat viimein jääneet taakse, sillä nykyään viranomainen suoriutuu tehtävästään alle kuukaudessa.

Itse asiassa viranomaisemme tavoitteet ovat vieläkin kunnianhimoisemmat: yhdistysrekisterin johtaja Juha Viertola sanoo virastonsa pyrkivän pudottamaan käsittelyajan vain viikkoon tämän vuoden aikana. Oli lähellä, että siihen olisi päästy jo joulukuussa. Jos näin olisi tapahtunut, se olisi merkinnyt käsittelyaikojen laskeneen puolessatoista vuodessa peräti 98 prosentilla.

Demokratian tuki ja tulppa

Ennen kuin mennään siihen, miten tämä koko muutos on ollut mahdollinen, avataan vähän yhdistysrekisterin käsittelyaikojen hitauteen liittyvää ongelmaa:

Järjestöillä eli yhdistyksillä on Suomessa runsaasti vapautta päättää itse omista säännöistään. Tämä pohjautuu suoraan perustuslaissa määriteltyihin kansalaisten perusoikeuksiin, etenkin sananvapauteen ja yhdistymisvapauteen. Näiden tarkoituksena on ennen kaikkea taata kansalaisille mahdollisuus tuoda julki ja ajaa omia poliittisia näkemyksiään.

Toisaalta kansalaisjärjestöillä on Suomessa merkittävä rooli myös erilaisten yhteiskunnassa tarvittavien palvelujen tuottajina: monet järjestöt tekevät esimerkiksi kulttuurikasvatusta, pelastustoimintaa – tai järjestävät Prometheus-leirejä. Kaikki tämä on mahdollista siksi, että Suomessa järjestöillä on paljon liikkumatilaa ja vapaus toimia pitkälti julkishallinnosta itsenäisinä: ketterämmin, omaehtoisesti ja kaikkea jäsentensä innostusta hyödyntäen. Lisäksi järjestöjen toimintaa rahoitetaan paljon julkisista varoista.

Jonkin verran rajoituksia yhdistystoiminnalle laissa kuitenkin on, ja näiden ehtojen toteutumista yhdistysrekisteri vahtii. Vaikka järjestöt saavatkin päättää omista säännöistään ja sääntömuutoksistaan, muutokset astuvat voimaan vasta, kun ja jos yhdistysrekisteri ensin vahvistaa ne lainmukaisiksi.

Ja 2000-luvulla sen vahvistamisen kanssa vain on mennyt aika lailla aikaa.

Kuvitellaan, että järjestö x haluaisi lisätä nuorten jäsentensä vaikutusmahdollisuuksia ja päättää kasvattaa hallituksensa kokoa viidestä jäsenestä kymmeneen. Tämä vaatii yhdistykseltä muutoksen sääntöihinsä. Mutta jos yhdistysrekisterillä kestääkin tuon sääntömuutoksen hyväksymisessä lähes vuosi, muutos ei ehdi astua voimaan ennen seuraavaa syyskokousta ja hallitusvaaleja. Lopulta tämä haluttu, isompi hallitus voidaankin valita vasta kahden vuoden kuluttua sääntöjen muuttamisesta – edellyttäen, että yhdistysrekisteri ei ole käsittelyssään huomannut muotoilussa mitään korjattavaa ja vaadi kaiken uusimista. Ne yhdistyksen nuoret jäsenet, joita haluttiin voida valtauttaa, ehtivät tällä välin jo aikuistua ja lähteä pois.

Kiertoteitä on toki ollut: sääntömuutokset on voinut maksua vastaan tarkastaa ennakolta yhdistysrekisterissä. Esimerkiksi Protu ei ole tähän halunnut kuitenkaan lähteä, koska se painostaisi jäsenkokousta hyväksymään esitetty sääntömuutos pilkulleen sellaisenaan.

Jotta kansalaisjärjestön jäsenet voivat kokea voivansa vaikuttaa oman järjestönsä asioihin, heidän täytyy ehtiä omin silmin näkemään tekemänsä työn tulokset.

Sähköä säännöille

Yhdistysrekisterin johtaja Juha Viertola, miten tämä käsittelyaikojen näin raju lyhentyminen on mahdollista?

”Isoin muutos on, että sähköisen käsittelyjärjestelmämme kehitys on mennyt eteenpäin”, Viertola kertoo. ”Nykyinen ohjelmistomme vertailee automaattisesti yhdistyksen lähettämiä sääntömuutoksia yhdistyksen voimassa oleviin sääntöihin ja erittelee muutokset valmiiksi sääntömuutosten käsittelijällemme. Se nopeuttaa työtämme aika hurjasti.”

Kyse on laajemmastakin yhdistysrekisterin työn sähköistymisestä. Yhdistykset voivat nykyään lähettää sääntömuutoksensa yhdistysrekisterille kokonaan sähköisesti verkkolomakkeella ja allekirjoittaakin ne verkkopankkitunnuksillaan.

Erilaisia verkkopalveluja jo vuosia käyttäneille nykynuorille tämä voi tuntua itsestään selvältä, mutta yli sadantuhannen yhdistyksen tiedot sisältävälle yhdistysrekisterille muutos on oikeasti ollut valtava. Sähköisen käsittelyjärjestelmän kehittäminen on ollut yhdistysrekisterille monivuotinen projekti, joka alkoi jo, ennen kuin Viertola itse tuli taloon kolme vuotta sitten. Ohjelmiston on yhdistysrekisterille toimittanut kansainvälinen it-firma CGI, entiseltä nimeltään Suomessa Logica.

Järjestystyötä

Juha Viertolan mukaan yhdistysrekisterin käsittelyajat ovat nyt lyhyemmät kuin koskaan aiemmin viraston historiassa.

Yksin ohjelmistokehityksen ansiota se ei kuitenkaan ole. Merkittävä käännekohta tapahtui juuri puolitoista vuotta sitten kesällä 2013, kun yhdistysrekisterissä lähdettiin todenteolla etsimään työtavoista erilaisia käsittelyprosesseja hidastavia pullonkauloja. Kartoituksen johdosta työntekojärjestystä pistettiin uusiksi, ja vanhoista pullonkauloista päästiin eroon.

Viertola kertoo, että käsittelyaikoja hidastivat aiemmin paljon myös erilaiset pitkät henkilökunnan sairauslomat. Uudistuksen myötä yhdistysrekisterillä on nykyään paremmat mahdollisuudet saada puuttuviin tehtäviin tarvittaessa sijaisia.

”Jo puolitoista vuotta sitten oli tavoitteena, että käsittelyajat saataisiin kutistettua vain viikkoon. Mutta kehitys on varmasti ollut nopeampaa kuin kukaan silloin uskoi”, Viertola muistelee.

Viertola uskoo, että jos nyt käsittelynopeus saadaan keskimäärin tavoitellun viikon tasolle, siinä tasossa myös tullaan pysymään. Suurten liittojärjestöjen fuusiot saattavat tosin välillä aiheuttaa ruuhkaa, mutta vain hetkellisesti.

Parempi, paperiton Suomi

Yhdistysrekisteriäkin koskevan kehityksen taustalla vaikuttaa ennen kaikkea valtionhallinnon aktiivinen pyrkimys lisätä sähköisen asioinnin käyttöä kaikkialla.

”Enää ei riitä, että se asiakas pääsee asioimaan sähköisesti, vaan kaikki muutkin käsittelyprosessit virastoissa on päästävä muuttamaan paperittomiksi.”

Aivan kaikki ei tosin ole vielä yhdistysrekisterin työssä sähköistä: edelleenkin yhdistysrekisterin varsinaiset päätökset lähetetään asiakkaalle paperilla ja arkistoidaan paperisina. Tästäkin Viertola toivoo yhdistysrekisterin pääsevän lähivuosina eroon.

Viertola uskoo sähköisten palvelujen kehittymisen voivan tulevaisuudessa myös nopeuttaa järjestöjen asiointia. Kun nykyään järjestöjen pitää tilata yhdistysrekisteristä virallisia asiakirjoja postitse, jatkossa he ehkä voivat tulostaa niitä itse suoraan yhdistysrekisterin www-sivuilta.

”Sellaista vaihtoehtoa etsitään. Voi olla hyvinkin, että tällainen joko ilmaiseksi tai maksua vastaan järjestyy.”

Viertolan mukaan yhdistysrekisteri on saanut palautetta käsittelyaikojen nopeutumisesta vain vähän – heille kun ei juuri muuta palautetta tulekaan kuin valitusta käsittelyaikojen hitaudesta.

”Sellainen palaute taas on nyt ehtinyt lähes tyystin katoamaan.”